Isikuandmete töötlemine Tartu Lasteaias Klaabumaa

Andmekaitsespetsialist e-post: .

Lasteaia andmekaitsetingimustes selgitame, kuidas ja mis põhimõtetest lähtuvalt töötleb lasteaed laste, nende vanemate või lasteaialt ruume rentivate isikute isikuandmeid.

Isikuandmete koosseis sõltub konkreetsest teenusest, kuid arvestame alati minimaalsuse põhimõttega ehk töötleme ainult neid isikuandmeid, mis on vajalikud lasteaiale pandud ülesannete täitmiseks ja teenuste pakkumiseks.

Lasteaia töötajatel, sh hoolekogu liikmetel on ligipääs isikuandmetele vaid sellises mahus, mil neid seda tööks vaja läheb. Kõik lasteaia töötajad kohustuvad hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena, sealhulgas on keelatud nende avalikustamine, paljundamine, müümine, edastamine või muul viisil juurdepääsu võimaldamine kolmandatele isikutele nii lasteaias töötamise ajal kui tähtajatult pärast töösuhte lõppemist.

Tagame, et on välistatud kolmandate isikute juurdepääs andmetele ning andmete kaitse juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise, kaotsimineku jms eest.

Järgnevalt anname ülevaate isikuandmete töötlemise juhtudest, nende õiguslikest alustest, ning isiku õigustest.

Alushariduse pakkumisel töötleme laste ja nende vanemate isikuandmeid avaliku teenuse pakkumiseks Eesti Vabariigi haridusseaduses, kooleelse lasteasutuse seaduses (KELS) ja nende alusel antud õigusaktides lubatud ulatuses.

Lapsevanema andmed

Lasteaiakoha pakkumisel töötleme vanemate või eestkostjate nime, rahvastikuregistrijärgset aadressi ja kontaktandmeid. Neid andmeid küsitakse lasteaiakoha taotlemisel Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemis ARNOs, mida haldab volitatud töötlejana OÜ Piksel (10126529). Registrile on isikul tavakasutajana juurdepääs enda ja oma lapse andmetele aadressil www.tartu.ee/arno. Registris on võimalik tutvuda enda ja oma lapse kohta kogutud isikuandmetega ja parandada vajadusel teatud enda kohta käivaid andmeid. ARNOsse kogutavate andmete täpne koosseis, neile juurdepääs ja säilitamine on kirjeldatud ARNO põhimääruses.

Igapäevase õppe- ja kasvatustöö käigus kasutame vanematega info vahetamiseks e-lasteaia veebirakendust ELIIS. Sellele keskkonnale on juurdepääs piiratud, vastavalt kasutajale antava kasutajatunnuse ja salasõnaga või muu turvalise autentimisviisiga. Igal kasutajal on võimalik tutvuda ELIIS´i keskkonna vahendusel tema ja tema lapse kohta kogutud isikuandmetega ning vajadusel neid teatud osas parandada. ELIISi haldab Eliis Tarkvara OÜ (12565196). Nende privaatsuspoliitika saab tutvuda www.eliis.eu (veebilehe ülal vasakus nurgas).

Hoolekogu liikmete nimed avalikustame lasteaia veebilehel ja rühma stendidel.

Hoolekogu ja lastevanemate koosolekute protokollid kanname lasteaia dokumendiregistrisse.

Lapse andmed

• lapse andmed ARNOs ja ELIISis

Kõikide lasteaiakohta kasutavate laste andmed on kantud Tartu haridusteenuste haldamise infosüsteemi ARNO, mis edastab need Eesti hariduse infosüsteemi (edaspidi EHIS). Sellisteks andmeteks on nimi, isikukood, sugu, kodakondsus, eestkostja, rahvastikuregistri järgne aadress või sideaadress, emakeel, õppekeel, lasteaeda vastuvõtmise kuupäev, hariduslikud erivajadused, pakutavad tugiteenused, lasteaiarühma nimi ja liik, lasteasutuse lõpetamise või lasteasutuse nimekirjast kustutamise kuupäev ja põhjus.

Õppe- ja kasvatustegevuse päevikut peame elektrooniliselt e-lasteaia veebirakenduses ELIIS. Sinna kantakse andmed rühma õppe- ja kasvatustegevuse ning laste kohta ühel õppeaastal. Päevikut säilitatakse viis aastat.

ELIISi kaudu on vanemal juurepääs kõikidele tema last puudutavatele andmetele, sh tugispetsialisti ja õpetaja antud tagasisidele lapse arengu osas.

• lapse terviseandmed ja tugiteenused

Lapse individuaalsusega arvestamiseks ja tugiteenuste pakkumiseks on oluline, et vanem informeerib meid kirjalikult lapse individuaalsetest vajadusest, terviseseisundist tulenevatest eritingimustest, mille alusel kohandame võimaluse korral päevakava, kasvukeskkonda ning õppe- ja kasvatustegevuse korraldust. Seetõttu palume lapse lasteaeda tulekul vanemal täita sellekohase teabelehe, kus vanem saab kirja panna kogu sellekohase teabe, mis tema hinnangul võiks lasteaial teada olla.

Vanema esitatud teabelehte hoiame rühmas lukustatud kapis lapse arengumapis, mille lasteaiast lahkumisel anname vanemale.

Lapse erimenüü vajaduse palume lapsevanemal kooskõlastada lasteaia juhtkonnaga. Erimenüü info on toitlustajale nähtav ELIISis, ilma laste nimedeta.

Laste tervist jälgivad lasteaia õpetajad, kes vajadusel informeerivad lapse tervisehäiretest vanemaid.

Iga õppeaasta alguses, õpetajate ja tugispetsialistide koostöös, selgitatakse välja tuge vajavad lapsed. Vajadusel vaatlevad tugispetsialistid last rühma keskkonnas. Antud tegevusest lapsevanemaid eraldi ei informeerita.

Tugispetsialist teavitab lapsevanemat kirjalikult kui lapsel on vajadus osaleda tugispetsialisti arendustegevustes. Lapse arendustegevuses osalemine toimub vanema kirjalikul nõusolekul. Lapsevanemal on võimalus kokku leppida tugispetsialistiga vestluse aeg, et saada rohkem infot tugimeetmetest.

Tugiteenuste korraldamisega seotud isikutel on õigus avaldada üksteisele lastele abi ja teenuse korraldamiseks vajalikke isikuandmeid kuid üksnes mahus ja ulatuses, mis on vajalik selle konkreetse abi ja teenuse korraldamiseks. Tugispetsialistid peavad ELIISis teenuse kohta päevikut, mille sissekannetega saavad vanemad keskkonda sisse logides tutvuda.

• lapse arengu andmed

Lapse arengu tulemusi kirjeldavad õpetajad ELIISis. Hindamise tulemustest tehakse kokkuvõte lapse arenguvestlusel.

Lasteaia lõpetamisel, koolikohustuse edasilükkamisel või koolikohustuslikust east nooremana kooli asumisel koostame lapse kohta koolivalmiduskaardi, kus kirjeldame lapse arengu tulemusi, sh toome välja lapse tugevused ja arendamist vajavad küljed. Ka selle dokumendi koostame ja säilitame (5 aastat) ELIISis ning edastame ARNOsse, kust vanema nõusolekul edastatakse see koolile.

• lapse loovtööd

Lapse loovtöid hoiame lasteaias õppimise ajal lapse rühmas või lapse arengumapis ning lasteaiast lahkumisel anname need vanematele kaasa. Laste töödest korraldame lasteaia-siseseid näitusi, kus reeglina me laste nimesid avalikustatud töödele juurde ei lisa. Kui peame vajalikuks nime lisada, siis kasutame vaid eesnime ja rühma. Parimad tööd võime avaldada ka meie Facebooki lehel. Selliseks avalikustamiseks küsime ELIISi kaudu vanemalt nõusolekut.

Videovalve lasteaias

Lasteaia väliterritooriumil ja osaliselt ka hoones (saali, majandusukse juures olev koridor) kasutame jälgimisseadmestikku (kaameravalvet) lasteaias käivate laste ja töötajate turvalisuse tagamiseks ning lasteaia vara kaitseks. Kaameravalve kasutamise vajalikkus on selgitatud täpsemalt õigustatud huvi analüüsis, millega saab tutvuda direktori juures.

Filmimine ja pildistamine lasteaias

Avalikustame enda veebilehel ja lasteaia Facebooki lehel avalike üritustel tehtud pilte/videomaterjali (näiteks lõpuaktused, laadad jm avatus õueüritused). Seda vaid juhtudel, kui me oleme teavitanud eelnevalt pildistamisest või filmimisest ning kõikidel on võimalik enda jäädvustamist vältida.
ELIISis on laste tegevustest fotod või videolõigud nähtavad konkreetse rühma lastevanematele.

Lasteaia igapäevaste tegevuste kajastamiseks küsime piltide/videomaterjali avalikustamiseks vanematelt nõusolekut ELIISis.

Samasid põhimõtteid on lasteaia töötajad ja lapsevanemad kohustatud järgima piltide ja videomaterjali avalikustamisel ka enda isiklikel kontodel.

Lasteaia dokumendiregister

Kõik lasteaias koostatud ja lasteaiale saadetud dokumendid registreerime dokumendiregistris.

Dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid, tähistame märkega – asutusesiseseks kasutamiseks ja neid me dokumendiregistri avalikus vaates ei näita. Ka eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud. Kui saabunud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks.

Pöördumises esitatud andmeid kasutame vaid teile vastamise eesmärgil. Kui peame vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik. Kui meile saadetud pöördumisele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame teid vastavast edastamisest.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat.

Meil on kasutusel Tartu Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste ühine dokumendihaldussüsteem GoPro, mille vastutav töötaja on Tartu Linnavalitsus. GoProsse kogutavate andmete koosseis, neile juurdepääs ja säilitamine on kirjeldatud dokumendihaldussüsteemi põhimääruses.

Lasteaia dokumentide säilitustähtajad on määratud ka seadustes, nende alusel vastu võetud õigusaktides või Tartu Linna ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Tööle kandideerimine

Tööle kandideerimisel töötleme kandidaadi avaldatud isikuandmeid, et hinnata sobivust vastavale töökohale. Sobivuse hindamiseks kogume kandidaadi kohta täiendavat teavet avalikest allikatest.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

Värbamisprotsessi raames säilitame saadud dokumente 1 aasta värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks, samuti paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks või kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Enne töölepingu sõlmimist kontrollime karistusregistrist, ega ei esine asjaolusid, mis välistaks töötaja töölevõtmist lastega töötava isikuna. Sama päringu teeme kõikide lastega töötavate isikute kohta vähemalt kord aastas.

Lasteaia lepingupartnerite isikuandmed

Lepingu sõlmimise eelduseks on poolte vahel kontaktandmete vahetamine, mistõttu lepingu sõlmimisel või lepingueelsete läbirääkimiste käigus küsime lepingupartneri või tema esindaja (juriidilise isiku puhul) nime ja kontaktandmeid. Lepinguid säilitame 10 aastat.

Selleks, et vältida lastega töötamise piiranguga inimestel lastega kokkupuutumist, küsime lepingupartneritelt vahetult lastega kokku puutuvate isikute (kokad, huviringide juhendajad) nime ja isikukoodi ning kontrollime karistusregistrist nende tausta.

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Me ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, sh teiste lapsevanematega, välja arvatud juhul, kui:

• seda nõuavad õigusaktid – laste ja õpetajate andmete kandmine Eesti Hariduse Infosüsteemi, töösuhetes andmete esitamine Maksu- ja Tolliametile, Haigekassale, Sotsiaalkindlustusametile
• isikul või asutusel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus neid küsida -
nt lastekaitsetöötaja, uurimisasutus, kohtuväline menetleja, kohus, riikliku järelevalve menetluses järelevalveasutus, teenistusliku järelevalve käigus linnavalitsus.
• see on vajalik lapse eluliste huvide kaitseks
• kasutame oma tegevuses erinevaid infosüsteeme, siis nende omanik/haldaja/majutaja töötleb isikuandmeid vaid infosüsteemi toimimiseks vajalikus mahus ning juhindudes meie isikuandmete töötlemise tingimustest
• oleme selleks saanud teilt loa

Oma andmetega tutvumine

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Selleks pöörduge isiklikult lasteaia direktori poole või saatke digiallkirjastatud taotlus aadressil . Sellistele pöördumistele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul.

Me keeldume enda isikuandmetega tutvumise soovi täitmast üksnes siis, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
- kahjustada riiklikku julgeolekut;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.

Nõuded ja kaebused

Kui isikuandmete töötlemise aluseks on eelnevalt antud nõusolek, on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

Igaühel on õigus nõuda:
• enda isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
• enda isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist. Eelkõige juhul, kui meil ei ole isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust. Isikuandmete kustutamist ei ole õigust nõuda selliste andmete puhul, mida töödeldakse seaduse alusel või lepingu täitmiseks ning isikuandmete töötlemise eesmärk ei ole ära langenud, sealhulgas ei ole saabunud kogutud andmete säilitamise lõpptähtaeg.

Meie otsuste ja tegevuse peale on õigus esitada igal ajal vastuväiteid vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate täiendavate küsimuste korral pöörduda andmekaitsespetsialisti poole aadressil .